Le attività di Base di WebM@int  FM 4.0 sono le Attività Ordinarie e Straordinarie.

La peculiarità del Sistema è la gestione di Manutenzione, Servizi e Forniture del Contratto di Facility Management o dalle Specifiche interne del Cliente.

Asset Identification : Ogni Elemento, soggetto a Manutenzione e/o Servizio, viene identificato, univocamente, a livello DataBase e Labeling, in fase di censimento (Due Diligence).

Tutte le Attività sono governate dalla Funzione Work Flow che, impostata in fase di Set-up del sistema, fornisce il Flusso logico di Lavoro e l’iter di approvazione di ogni attività.

Le attività sono suddivise in Ordinarie e Straordinarie.

ATTIVITA’ ORDINARIE:

Le Attività Ordinarie possono essere suddivise, a loro volta, in due macro categorie:

Manutenzione Ordinaria-Programmata: Si tratta della Manutenzione periodica richiesta per Legge (Statutory), dal Costruttore o dalle Best Practice della Ditta appaltatrice (se più stringenti rispetto a Statutory e Costruttore). 

Sono quelle attività indispensabili per la funzionalità degli Immobili e dei suoi Assets/Impianti nel tempo e quindi per la Produttività Aziendale. Un valore aggiunto che, attraverso un’adeguata attività manutentiva, massimizza la vita prodotto e produce un adeguato R.O.I. (Return of Investments).

Servizi Programmati: Si tratta dei Servizi, cosi come richiesti dal Contratto. Possono essere Contratti per la erogazione di un Servizio o per la fornitura di Materiali.

Come per la Manutenzione Ordinaria, anche le attività relative a Servizi e Forniture, sono importantissime nella economia di un Contratto di FM dove, grazie ad una corretta pianificazione, esecuzione, misurazione e controllo, si potrà garantire una consapevolezza della spesa sostenuta rispetto al Servizio necessario, per una oculata ed intelligente gestione delle risorse ottimali per la struttura.

Ogni Elemento oggetto della Manutenzione e del Servizio è individuato, univocamente, nel DBase, ma è anche aggregabile per Categoria, per una gestione mirata degli Ordini di Lavoro.

Si tratta quindi di una azione preventiva e ciclica da eseguire nel tempo secondo precisi Schedule e mirata a parti specifiche dell’Asset/Impianto.

Tutte le Manutenzioni e i Servizi oggetto del Contratto sono gestite da WebM@int FM 4.0 attraverso i suoi Sub-System con una generazione automatica degli Ordini di Lavoro, dei Work Flow decisionali e della Misurazione delle attività.

Le principali “Funzioni” di sistema, per la gestione delle Attività Ordinarie sono:

Scheduling: È la funzione di sistema in grado di generare il Programma di Lavoro (Manutenzione, Servizi, Forniture) che viene fornito, per la esecuzione, ai Tecnici incaricati e registrati nel Sistema.

Spare Parts Management: È la funzione che definisce e gestisce le parti necessarie alla Manutenzione degli Assets e alla Erogazione del Servizi.

ATTIVITA’ STRAORDINARIE:

Gli interventi per Servizi o Manutenzioni Straordinarie possono essere richiesti dal Personale preposto alla Conduzione del Contratto a fronte di particolari situazioni contingenti che possono prevedere, non un semplice intervento addizionale ma, ad esempio, la sostituzione stessa dell’Asset, anche con implicazioni allo stesso Impianto, oppure un Servizio Straordinario, in base ad un’esigenza inaspettata/imprevista.

Se non specificatamente previste dal Contratto le attività possono richiedere la apertura di uno specifico Progetto.

Le Attività Straordinarie possono essere suddivise in due macro categorie:

REATTIVE : Sono gli interventi relativi a Servizi e Manutenzioni e possono essere classificati in-scope ovvero previsti dal contratto, anche a livello finanziario.

Questo genere di intervento viene normalmente attivato a seguito di un evento prevedibile ma non pianificabile. Ad esempio una rottura o un malfunzionamento (es.: sostituzione di una lampada) ma possono generare anche una richiesta di natura Straordinaria. 

STRAORDINARIE: Sono quegli interventi, normalmente richiesti dal Personale preposto alla Conduzione del Contratto, a fronte di particolari situazioni contingenti che emergono durante lo svolgimento di un Ordine di Lavoro e che possono arrivare fino alla sostituzione/riparazione di un Asset, con implicazioni allo stesso Impianto. Analogamente, per i Servizi, si può rendere necessaria una attività aggiuntiva straordinaria.

La Funzione di sistema per la gestione delle Attività Straordinarie è quella di Ticketing:

Le richieste passano attraverso Help Desk per la apertura di un Ticket (User Request) che attiva il relativo Work-Flow procedurale, personalizzato per Categoria di intervento.

Se approvato, il Ticket genera una O.d.L., che segue l’iter di ogni altra attività programmata quindi: Scheduling, Spare Parts Management, Esecuzione attività, Measurement e Reporting, alimentazione Cruscotto.

Tutte le attività eseguite vengono registrate nel Data Base in base alla tempistica e al risultato della esecuzione.

In questo modo si và ad alimentare un Cruscotto che dà una immediata visione dello stato del contratto. Inoltre, attraverso il Modulo Reporting, vengono generati e distribuiti tutta una serie di Report per fornire, agli addetti ai lavori, la misurazione delle attività e la gestione delle anomalie.

Se richiesto dal Contratto e in base ai parametri qualitativi fissati, possono essere automaticamente generate anche delle penali per i fuori target.

Di norma tali penali vengono discusse a livello di Comitato Centrale (Cliente/Fornitore) prima di essere adottate.