FRONT-END INPUT: Interfaccia verso il Modulo DATA ENTRY:

DATA ENTRY: È la componente Data Input della User Interface.

Si presenta con 4 funzionalità (Write):

  • DBASE: Popolamento del DataBase
  • GRAFICO: Gestione Planimetrie: Layer1 – Data Element – Layer 2
  • HELP DESK: Apertura, Classificazione e Gestione delle User Request.
  • ACTIVITY: Input dei dati riferiti alla esecuzione delle attività

DBASE: Attraverso Form vengono proposte delle maschere di popolamento del DBase, in tutte le sue componenti. Se compilato in fase di due-diligence è possibile il caricamento massimo.

GRAFICO: Consente la creazione del Layer 2 (Planimetria grafica e interattiva). Una mappatura tra Planimetrie (dwg) ed Assets posizionati nelle varie Sedi. Creazione di singoli Data Element per ogni Asset e collocazione sulla planimetria stessa.

Le planimetrie cliente (Layer 1) sono “importate” in WebM@int FM 4.0 e vanno a costituire il Repository immobiliare del Cliente. Esse rappresentano il “campo” dove le attività manutentive verranno richieste ed eseguite. Ogni Data Element (uno per ogni Asset) viene:

  • Creato
  • Classificato con Meta-Dati ed identificato, in maniera univoca, sia a livello tecnico che spaziale, all’ interno del Patrimonio Cliente.
  • Posizionato sulla propria Planimetria, costruendo cosi il Layer 2.

Ogni Elemento è interattivo, in grado di fornire, istantaneamente, tutte le informazioni necessarie al suo riconoscimento e alle attività ad esso correlate, pianificate ed eseguite.

HELP DESK: La principale funzione di questo Modulo è ricezione ed immissione delle User Request.

Attraverso un appropriato Data Entry guidato, l’utente genera una richiesta che verrà poi validata dal personale e trasformata in richiesta specifica (Ticket).

Il Modulo Help Desk contiene i Work-Flow procedurali/autorizzativi generati in fase di Set-up, sulla base della organizzazione Contrattuale Cliente/Fornitore.

Il Ticket può essere approvato direttamente da Help Desk (Attività in-scope, predeterminate in fase di Set-up) oppure inviato al Service Manager (comunque seguendo gli iter procedurali del Contratto o richiesti dal Cliente in base alla propria organizzazione interna) che provvede a :

  • Verificare la segnalazione
    • Sopralluogo
    • Fattibilità Tecnica
    • Fattibilità Contrattuale
  • Segnalare la Richiesta al Contract Manager.
  • Predisporre uno Studio di Fattibilità o un preventivo di spesa.
  • Se approvato: predisporre il Progetto oppure una Specifica per le attività richieste.
  • Quando necessario e richiesto: Predisporre gara.
  • Assegnare il Progetto/Attività
  • Implementare il Progetto fino al Collaudo Finale oppure verificare le attività a chiusura dei lavori richiesti.
  • Modificare WebM@int FM 4.0 per inserimento nuovo Asset/Impianto se la attività ha riguardato la manutenzione.

Le User Request possono essere relative a :

  • Manutenzione/Servizi Reattivi e Straordinari
  • Richieste di Servizio (se previste dal Contratto)
  • Profile Manager

La Richiesta di intervento, generata da un qualsiasi utente abilitato a WebM@int FM, viene immessa nel sistema che attiva lo specifico Work Flow per la verifica, approvazione, pianificazione, esecuzione.

Per particolari situazione, in base alla criticità del Servizio o dell’Asset, si possono anche definire Work Flow preferenziali (Emergenze) senza ulteriore approvazione ma sempre con informativa al Service Manager e Contract Manager.

Ad ogni richiesta viene assegnato:

  • Un identificativo della chiamata (Ticket)
  • Una Categoria di intervento
  • Una priorità

Il sistema, per ogni Ticket, apre un Work Flow specifico per:

  • Verificare la richiesta (in-scope / fattibilità)
  • Autorizzare l’intervento
  • Pianificare il lavoro e i materiali
  • Eseguire il lavoro
  • Misurare i tempi di intervento.
  • Chiusura Ticket
  • Archiviazione

Una azione preventiva da svolgere durante il Set-up del sistema, è quella della definizione dei WORK-FLOW.

Sulla base degli elementi contrattuali (S.L.A. – Service Level Agreement, K.P.I – Key Performance Indicator, Organizzazione contratto e Profili) vengono impostati i percorsi autorizzativi che portano alla validazione della richiesta e alla sua esecuzione, misurazione.

WORK-FLOW specifici per ogni attività contrattuale con interazione tra i diversi soggetti operativi/manageriali:

  • Valutazione
  • Approvazione
  • Esecuzione
  • Misurazione
  • Archivio

Alcuni esempi di Work-Flow

  • Attività Ordinarie (Manutenzione Programmata – Servizi)
    • Ordini di Lavoro Settimanali
      • Manager
      • Tecnico della Manutenzione / Logistica/Services
    • Attività Reattive (Manutenzione e Servizi)
      • User Request (Ticket)
        • Help Desk
        • Service Manager
        • Contract Manager
        • Manager
        • Tecnico della Manutenzione/Logistica/Services
      • Attività Straordinarie (Manutenzione, Servizi, Progetti
        • User Request (Ticket)
          • Approvazione (Service Manager/Client Focal Point/ Finance)
        • Esecuzione
          • Manager
          • Tecnico della Manutenzione/Logistica/Services
        • Profile Manager
          • Richiesta da Manager
            • Service Manager
            • Contract Manager
            • Administrator

La attività di Profile Manager, in carico all’ Amministratore di Sistema, vengono gestire attraverso uno specifico Modulo.

PROFILE MANAGER: La funzione del Modulo Profile Manager è la creazione e la gestione dei Profili Operativi e Direzionali.

Per ogni Profilo individuato/richiesto vengono fornite le rispettive “autorità” ovvero la possibilità di accedere a determinati dati e procedure.

Il personale chiamato ad interagire con il Sistema può avere operatività diverse, in base ad una Gerarchia Manageriale ed Operativa. Possono esistere più profili uguali (meno Administrator) ognuno con proprio UserID per la tracciabilità delle operazioni. Quanto segue è uno schema standard che può essere personalizzato in fase di Set-up del sistema.

 I seguenti Job Profile vanno poi a riflettersi nei differenti Work-Flow.

  •  Administrator: E’ l’ Amministratore di Sistema – Super-User. Il profilo che governa il Sistema ed i profili delle persone che operano con esso. Normalmente in carico al Cliente
  • Collaboratore: E’ il Responsabile del Data Entry e può essere caratterizzato dalle seguenti tipologie (anche multiple).
    • DBASE : Popolamento del DataBase
    • GRAFICO : Gestione Planimetrie : Layer1 – Data Element – Layer 2
    • HELP DESK : Apertura, Classificazione e Gestione delle User Request. Normalmente in carico al Cliente
  • Technician : Responsabile delle Attività di Manutenzione/Servizi (o.d.l.) e gestione dei Ticket generati dall’ Help Desk per le attività Straordinarie (User Call). Può essere caratterizzato dalle Specializzazioni (associabili alle tipologie di impianto/Servizio) e dalle Sedi nelle quali è autorizzato ad operare. Tali scelte possono anche essere multiple. Il Tecnico immette i dati relativi alle attività eseguite.
  • Manager: E’ il Responsabile delle Risorse (Tecnici) e delle Attività. Gestisce le risorse, il programma manutentivo/servizio e i Ticket (User Request), interagendo sia sulle priorità che sulla assegnazione delle attività.
  • Service Manager: È il Responsabile del Servizio e della performance complessiva del Contratto. È il Rappresentante del Fornitore e prima interfaccia verso il Cliente.                                                                   Gestisce tutte le Risorse: Collaboratore – Tecnico – Manager. Approva i Programmi di Lavoro e i Ticket ed ha le prerogative di interagire con le attività operative e le misurazioni.
  • Contract Manager: E’ la prima interfaccia Cliente verso il Fornitore e quindi vs il Service Manager. È il Responsabile del Contratto per il Cliente. Approva i Profili verso il Sistema WebM@int FM Approva le deviation (o.d.l.) e le user call out-of scope. Ha prerogative di Data enquire e approvazione delle attività straordinarie.
  • Director: E’ il Profilo che compete ai vertici manageriali di Cliente e Fornitore. Ha possibilità di Enquire su tutte le attività previste dal Contratto e sulla performance complessiva.
  • È possibile creare Profili intermedi o di Settore.

 ACTIVITY : Questo Modulo consente la registrazione delle attività effettuate, Ordinarie e Straordinarie (temporale e qualitativa).

I Tecnici assegnatari delle attività, ricevono gli Ordini di Lavoro e le User Request approvate e provvedono a registrare l’intervento:

Registrazione Intervento

  • Data e Tempi di intervento
  • Materiali utilizzati
  • Feed-Back intervento
    • Positivo
    • Negativo
    • Commenti
  • Caricamento della Check-List

Lo storico di tutti gli interventi è disponibile attraverso il pannello Queries.